5 Zyklen im Projektmanagement

Es gibt kaum Übereinstimmung über die Lebenszyklusphasen eines Projekts, und viele Organisationen haben ihre eigenen Definitionen und internen Modelle. Das ist verständlich, weil die Projekte so komplex und vielfältig sind, dass sie in Größe und Komplexität sehr unterschiedlich sein können.

Dennoch lassen sich alle Projekte nach der folgenden einfachen Lebenszyklusstruktur abbilden:

1. Projektstart
2. Organisation und Vorbereitung
3. Ausführen des Jobs
4. Projektabschluss

Jede dieser Phasen besteht aus separaten Aktivitäten, von denen jede eine Definition und entsprechende Richtlinien enthält. Die Anzahl der Aktivitäten hängt vom Umfang des Projekts ab.

Ein einfaches Projekt umfasst nur wenige Aktivitäten, während ein komplexeres Projekt Hunderte oder Tausende von Einzelaktivitäten umfassen kann. Dieses Modell kann auf verschiedene Projektszenarien angewendet werden, wobei die Kosten und die Dauer der einzelnen Phasen je nach Projekt variieren. Projekte sind temporäre Strukturen, die speziell für den Zweck geschaffen wurden, ein identifizierbares Endprodukt bereitzustellen. Alle Projekte haben daher einen erkennbaren Lebenszyklus, dessen Charakteristika je nach Größe und Komplexität des Projekts variieren.

Zum Beispiel im Falle eines Projekts, dessen Ziel es ist, ein computergestütztes Buchführungssystem zu evaluieren, zu empfehlen und zu implementieren. Die Projektkosten beschränken sich auf die Auswahl des am besten geeigneten Systems und die für seine Einführung erforderliche Schulung und Implementierung. Der tatsächliche Kauf des Systems ist nicht Gegenstand der Projektvorgaben, da die Kapitalkosten aus einer separaten Bilanz entnommen werden.

Ein typischer Lebenszyklus erstreckt sich vom formalen Start eines Projekts bis hin zur Prüfung nach der Implementierung des gelieferten Endprodukts. Diese Überprüfung nach der Implementierung wird nicht angezeigt, da sie in der Regel einige Monate nach dem offiziellen Abschluss des Projekts stattfindet. Häufig gibt es zwischen den Branchen oder sogar zwischen Organisationen innerhalb desselben Sektors wenig Übereinstimmung über die Phasen des Lebenszyklus eines Projekts. Das ist verständlich, weil die Projekte so komplex und vielfältig sind.

Ein fünfstufiges Projektlebenszyklusmodell kann auf verschiedene Projektszenarien angewendet werden, wobei die Kosten und die Dauer jeder Phase je nach Projekt variieren. Die konzeptionelle Phase umfasst die Vorprüfung einer Idee. Es ist üblich, dass diese Phase eine erste Machbarkeitsstudie für das vorgeschlagene Projekt beinhaltet. Diese Analyse sollte auch eine vorläufige Risikobewertung umfassen.

Die Definitionsphase besteht hauptsächlich in der Verfeinerung der in der Konzeptphase betrachteten Bereiche. Die für das Projekt benötigten Ressourcen sollten zusammen mit Zeit-, Kosten- und Leistungsvoranschlägen definiert werden. Die Abschätzung von Projekten ist eine schwierige Aufgabe, besonders in diesem frühen Stadium. Es ist jedoch unerlässlich, dass die Kosten quantifiziert werden, da diese Informationen notwendig sind, um festzustellen, ob das Projekt fortgesetzt werden soll oder nicht.

Sobald ein Projekt vom Top-Management gefördert und unterstützt wird, kann es in die Produktionsphase überführt werden. Dazu gehört auch die Herstellung oder Beschaffung des spezifizierten Endprodukts. Es beginnt mit der Aktualisierung der detaillierten Pläne, die in den vorangegangenen Phasen eingeleitet wurden, und schließt die Ermittlung und Verwaltung der erforderlichen Ressourcen ein. Diese Phase umfasst auch die Entwicklung von Handbüchern, Plänen und anderen Dokumentationen zur Unterstützung des Endprodukts in seinem Lebensumfeld.

 

Die Betriebsphase beinhaltet die Integration des Endprodukts oder der Dienstleistung in das organisatorische Umfeld. Wäre das Endprodukt ein marktfähiges Produkt, würde diese Phase typischerweise die Vermarktungs- und Lebenszyklusveredelungsstufen des Produkts umfassen. In der Stilllegungsphase erfolgt eine Umverteilung von Ressourcen, die für das laufende Projekt nicht mehr benötigt werden. Das Endprodukt eines jeden Projekts hat eine begrenzte Laufzeit, so dass seine Fähigkeit, Einnahmen zu generieren, begrenzt ist. Die Organisation muss in der Regel zukünftige Projekte durchführen, um ihre Einnahmen sicherzustellen.

Deshalb ist es wichtig, die Personaldienstleistungen und andere Ressourcen, die für zukünftige Projekte genutzt werden können, aufrechtzuerhalten. Diese Phase beinhaltet auch die Evaluierung des gelieferten Endprodukts nach der Implementierung, die als Input für die konzeptionelle Phase zukünftiger Projekte dienen soll.

Der zeitliche Einsatz von Ressourcen variiert je nach Projekt. Auch wenn es möglich sein mag, Lebenszyklusprofile in verschiedenen Industriezweigen zu charakterisieren, kann dies einen falschen Eindruck erwecken, da einzelne Projekte radikal vom generischen Profil abweichen können.